GESTIÓN COMERCIAL

De acuerdo con la política de nichos de mercado, se procede a generar el listado de empresas a contactar. Puede ser a través de: Bases de datos que se compran segmentadas a la cámara de Comercio, empresas que por su trayectoria y tamaño son interesantes para contactar, empresas o personas referidas por terceros, contactos de personas que participaron en ferias y eventos.

Responsable

Director (a) Comercial

Entrada

Nicho del mercado identificado / Fuentes de información / Empresas o personas referidas / Contactos de Ferias y eventos

Salida

Archivo de Base de datos BD_COMERCIAL actualizada

Guías asociadas

Se empieza a depurar el listado de empresas a contactar, llamando a cada una de las empresas para solicitar una visita para presentar formalmente el portafolio.

En caso de que la empresa no desee la visita, se solicita el correo electrónico para enviar por mail el portafolio de la empresa y posterior a esto, se verificará 2 ó 3 días después que efectivamente lo hayan recibido.

El contacto se colocará en el archivo BD_COMERCIAL en el campo Estado dado de baja, a menos que se identifique una oportunidad más adelante para volverlo a contactar. En este caso se colocará en el archivo BD_COMERCIAL en el campo Estado volver a llamar (en qué mes).

En caso de concretar una cita para presentar el portafolio de la Compañía, será necesario llevar las tarjetas personales y el brochure de la Compañía para entregárselo a la persona quien atiende en la visita.

En una visita se pueden hacer las siguientes cosas:

• Presentación del Portafolio de la empresa.
• Reunión para conocer y estimar un proyecto con base en la información suministrada por el prospecto. Para este caso se debe diligenciar el formato NOMBREPROYECTO_NECESIDADES. NOMBREPROYECTO deberá tener máximo dos palabras significativas para nombrar el proyecto o el alcance de la propuesta.
• Este formato debe guardarse en la carpeta del cliente llamada Propuestas. La información que se recibe del prospecto debe ser guardada en la carpeta del cliente llamada Recibidos.
• Demostración de producto.
• Solicitar apoyo técnico a la Gerencia de Ingeniería si se requiere acompañamiento para la identificación de necesidades del cliente.

Responsable

Director (a) Comercial apoyado de personal aignado por la Gerencia de Ingeniería

Entrada

Base de datos BD_COMERCIAL - G_CO_PRESENTACION_PORTAFOLIO

Salida

Archivo de Base de datos BD_COMERCIAL actualizado con la información de la visita / NOMBREPROYECTO_NECESIDADES diligenciado

Guías asociadas

Dentro de la labor de mercadeo y generación de prospectos, se puede indetificar oportunidades de negocio que ameriten diseñar o implementar el desarrollo de un nuevo producto o una nueva línea de negocio, si esto ocurre, es necesario convocar a una Toma de Decisiones para evaluar la viabilidad de desarrollar esta estrategia, esto se debe hacer utilizando el Procedimiento de Toma de Decisiones.

Responsable

Director (a) Comercial apoyado de personal aignado por la Gerencia de Ingeniería

Entrada

NOMBREPROYECTO_AGIL / NOMBREPROYECTO_TRADICIONAL

Salida

Propuesta elaborada

Guías asociadas

Después de haber realizado la visita, y si amerita presentar propuesta, se diligenciará el formato NOMBREPROYECTO_AGIL o NOMBREPROYECTO_TRADICIONAL según aplique, para pasar la propuesta con base en la información suministrada en la visita y/o los documentos entregados por el prospecto como complemento para la estimación.

Una vez se tenga la propuesta lista con el alcance claramente definido, los costos, la estimación en horas, los recursos, las herramientas y lenguajes de programación definidos, se enviará por correo para que el prospecto la estudie, la analice y tome una decisión. En caso de que el prospecto requiera visita, se programará la visita para la argumentación.

El área responsable de pasar la propuesta es el Área Comercial, pero se apoyará del Área técnica para la realización de la estimación bajo el método Juicio Experto o por puntos de función en algunos casos, y para la definición de los temas técnicos para armar la propuesta.

Responsable

Director (a) Comercial apoyado de personal aignado por la Gerencia de Ingeniería

Entrada

NOMBREPROYECTO_AGIL / NOMBREPROYECTO_TRADICIONAL

Salida

Propuesta elaborada

Guías asociadas

El seguimiento se hace para saber si el prospecto sigue interesado o no en la propuesta y si la van a aceptar.

Este seguimiento se puede hacer a través de llamadas, correos electrónicos, actas, mailing o visitas con la frecuencia que se requiera para no perder el contacto con el prospecto. Incluso, se puede acordar con la persona cuando pueden volver a hablar para saber si tomaron una decisión al respecto o cuando considera oportuno volverlo a llamar.

Cada vez que se tiene contacto con el prospecto se deben documentar todas las actividades que se han llevado a cabo en el archivo BD_COMERCIAL para tener la información actualizada y completa del prospecto.

Incluso, si no se le ha presentado propuesta al prospecto pero se hacen actividades de seguimiento igualmente se registran en dicho archivo para control y seguimiento a futuras posibilidades.

Es posible que durante el seguimiento haya que hacer ajustes a la propuesta, por lo tanto, se debe reunir el Área comercial con el Área técnica para revisar la estimación de la propuesta y si es del caso revisar con Gerencia las tarifas dadas en la propuesta para hace los ajustes pertinentes y volver a pasar la propuesta al prospecto para su aprobación final.

Responsable

Director (a) Comercial apoyado de personal aignado por la Gerencia de Ingeniería

Entrada

BD_COMERCIAL

Salida

BD_COMERCIAL actualizada

Guías asociadas

Después de haber realizado todo el proceso de seguimiento al prospecto y después de haber pasado la propuesta y realizar ajustes a la misma, se procede a un proceso de negociación de la propuesta.

Se debe dejar claridad sobre los siguientes puntos:

• Propuesta económica aprobada.
• Cantidad de recursos a intervenir en el proyecto.
• Forma de negociación, si fue a costo fijo o en tiempo y materiales.
• Valor hora de la negociación y valor hora adicional.
• Lugar donde desarrollar el trabajo, si en las instalaciones del cliente o de SOFTCARIBBEAN S.A.
• Horario de trabajo.
• Formas de pago.

Si el prospecto no acepta la propuesta se actualiza el archivo BD_COMERCIAL y se coloca en el Estado Dado de baja. En caso de que el cliente acepte la propuesta, es necesario actualizar el archivo BD_COMERCIAL. y colocar en el Estado Aceptado.

Responsable

Director (a) Comercial

Entrada

NOMBREPROYECTO_AGIL / NOMBREPROYECTO_TRADICIONAL

Salida

Propuesta Aprobada / rechazada / BD_COMERCIAL actualizada

Guías asociadas

Una vez el prospecto aprobó la propuesta comercial, debe enviarse por correo electrónico el formato NOMBREPROYECTO_ORDENCOMPRA. para que el cliente lo diligencie como soporte a la aceptación de la propuesta. Este registro debe guardarse en la Carpeta de cada cliente (SVN) en Recibidos.

Responsable

Director (a) Comercial

Entrada

NOMBREPROYECTO_ORDENCOMPRA

Salida

NOMBREPROYECTO_ORDENCOMPRA diligenciada.

Guías asociadas

Es necesario solicitarte a la nueva empresa los papeles para registrarlos como clientes: RUT y Cámara de Comercio actualizado para pasarlo a Gerencia para la creación de la empresa como cliente.

Responsable

Director (a) Comercial y Gerencia General

Entrada

NOMBREPROYECTO_ORDENCOMPRA diligenciada.

Salida

Cliente registrado para contabilidad

Guías asociadas

Se realiza el diligenciamiento del formato AAAAMM_NOMBREPROYECTO_CONTRATO y se hace llegar en dos copias al cliente para que los firme. El Cliente se queda con una copia y SOFTCARIBBEAN con la otra copia, la cual se guarda físicamente en la Carpeta de Contratos de clientes en SOFTCARIBBEAN.

Si aplican pólizas, éstas deberán ser tramitadas y la persona responsable de esto es Gerencia.

Si aplica NDA igualmente debe diligenciarse el formato AAAAMM_NDA por ambas partes (hay clientes que lo exigen y otros no).

Responsable

Director (a) Comercial y Gerencia General.

Entrada

NOMBREPROYECTO_ORDENCOMPRA diligenciada.

Salida

Contrato firmado AAAAMM_CONTRATO / Pólizas emitidas si aplican /AAAAMM_NDA diligenciado si aplica.

Guías asociadas

El Área comercial debe pasar por correo electrónico la propuesta comercial aceptada por el cliente con la forma de pago a Gerencia, quien es el Área encargada de generar la facturación al cliente en las fechas e hitos acordados de pago.

Responsable

Director (a) Comercial y Gerencia General

Entrada

Cliente registrado

Salida

Facturas

Guías asociadas

El área comercial debe pasar por correo electrónico la propuesta comercial aceptada por el cliente y todos los documentos asociados con la propuesta, para que coordine los recursos necesarios y establezca la fecha de inicio.

Responsable

Director (a) Comercial y Gerencia de Ingeniería

Entrada

Propuesta aceptada

Salida

Correo electrónico con autorización de inicio

Guías asociadas

Luego de recibir notificación de inicio de proyecto por parte de la Gerencia de Ingeniería, se notificará al cliente sobre la fecha de inicio del contrato

Responsable

Director (a) Comercial y Gerencia de Ingeniería

Entrada

Proceso de Gestión de Proyectos

Salida

Correo electrónico con fecha de inicio

Guías asociadas

Con el objetivo de evaluar el nivel de satisfacción de los clientes con respecto al producto y/o servicio prestado, se utilizará como herramenta de medición las encuestas. Éstas deben ser enviadas por correo electrónico desde una cuenta de correo corporativo de Softcaribbean y lo envia Gerencia General. El formato a utilizar es AAAAMM_CLIENTE_CONTACTOCLIENTE_SATISFACCION Utilizar un nombre y un apellido para nombrar el contacto del cliente.

Una vez se reciben las encuestas diligenciadas por los clientes, se tabulan los datos y son llevados al archivo SATISFACCION_INDICADORES para la tabulación y la gráfica correspondiente.

Responsable

Director (a) Comercial

Entrada

AAAAMM_CLIENTE_CONTACTOCLIENTE_SATISFACCION / SATISFACCION_INDICADOR

Salida

Encuesta Diligenciada, escaneada si fue impresa o cargada en el SVN / SATISFACCION_INDICADOR actualizado con la tabulación y análisis del periodo

Guías asociadas

Es posible que durante la ejecución de un proyecto o la prestación de un servicio, o incluso después de finalizado un proyecto, el cliente manifiesta una queja o inconformidad con algo y lo reporta al Área comercial, para lo cual será necesario diligenciar el formato AAAAMMDD_NOMBREPROYECTO_PQR para dejar el registro de la inconformidad y para poder realizar el seguimiento correpondiente. Para ver más información de como registrar una queja consulte la guía para el proceso comercial G_CO_GESTION_COMERCIAL.

Responsable

Director (a) Comercial

Entrada

MANTIS

Salida

MANTIS

Guías asociadas