GESTIÓN HUMANA

Proceso de formación

DEFINICIONES

Entrenador: Persona responsable de dictar el curso o taller

OBJETIVO

Identificar las necesidades de formación que tienen los empleados y llevar un plan para ejecutarlas

POLÍTICAS

Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante acciones sistemáticas de formación.

Todos los empleados que lleven más de 6 meses con la empresa y que estén cursando pregrado relacionado con el área de informática tendrán un auxilio económico hasta del 40% del valor de la matrícula. Gerencia General definirá el porcentaje a entregar a cada empleado.

Todo empleado que recibe un auxilio de estudio superior a 3 salarios mínimos legales vigentes firmará un pagaré con el cual se comprometerá a permanecer por 2 años en la empresa después de la fecha de terminación del curso por el cual se le dio el auxilio, de lo contrario deberá pagar a SOFTCARIBBEAN el auxilio entregado.

Cualquier empleado que lleve más de 4 meses con la empresa podrá solicitar auxilio para formación por medio del formato de solicitud de necesidades el cual deberá enviar a Gerencia General y ésta se encargará de aprobarlo o rechazarlo y de asignar el porcentaje a entregar.

Solo se entregará auxilio para formación en temas que se relacionen con el objeto social de la empresa y con el mejoramiento de esta.

La empresa tendrá libertad de escoger el personal idóneo para capacitar según las necesidades del momento.

Cuando se da un auxilio para un curso, certificación, diplomado o cualquier otra capacitación el empleado debe presentar el certificado de aprobado, de lo contrario deberá devolver a la empresa el dinero recibido para dicha formación.

ADAPTACIONES

Para capacitaciones de procesos, el formato AAAAMM_NOMBRECURSO_MATERIAL podrá ser remplazado por otro tipo de material de formación, como videos, presentaciones en power point y demás elementos que permitan hacer referencia permanente al material utilizado o generado por la capacitación.

Para las capacitaciones al equipo de trabajo de un proyecto se podrá utilizar la plantilla de AAAA_PLANILLA_FORMACION ubicándola en el repositorio de Gestión de cada proyecto la cual será controlada por el Scrum Master o Director de Proyectos.

DESARROLLO

Paso #1

Identificar necesidades de Formación

Descripción

Es necesario identificar las necesidades de formación para los empleados:

1. Planeacion Estrategica: Son identificadas por la direccion de la compañia dentro de los objetivos estrategicos, que son establecidos y revisados cada año.

2. Formación Operativas: pueden ser establecidas dentro de una planeacion General para cada uno de los proyectos, o puede ser en el caso en el que el empleado identifique áreas en las cuales requiere entrenamiento o capacitación, hace la solicitud a la Gerencia General a través del Formato Solicitud de Formación para identificar los puntos y las áreas en las cuales debe formarse.

Si es el Jefe inmediato quien identifica dichas necesidades debe diligenciar igualmente el formato para aprobación por parte de gerencia. Si el área comercial es quien identifica necesidades que el mercado está pidiendo con respecto a las herramientas y
habilidades que deben tener las personas internas de Softcaribbean también diligencia el formato correspondiente y lo pasa a Gerencia. También se pueden identificar necesidades de formación en la evaluación de desempeño y en la planeación estrategica.

Responsable

Gerencia General ,Gestion Humana, Operaciones y empleados.

Paso #2

Aprobación de formación

Descripción

Una vez se diligencia el formato de solicitud de necesidad se envía a Gerencia General por medio de correo electronico, y la Gerencia General se encargará de revisarlo y de responder nuevamente al correo electronico enviando el formato con los comentarios correspondentes de aprobado o de rechazo.

Responsable

Gerencia general.

Paso #3

Registro y plan de formación

Descripción

Anualmente se debe tener un plan de formación que se debe registrar en la planilla de formación, cuando estas capacitaciones son ejecutadas se debe actualizar la matriz de competencias. Esta planilla se debe estar actualizando constantemente visualizando que otras formaciones se necesitan. Apoyarse en la guía de Gestión de Configuración.

Responsable

Gestión Humana

Paso #4

Prepara el entrenamiento

Descripción

Gerencia General identifica según la necesidad si el curso se dictará internamente o si busca una capacitación externa. Cuando el curso de entrenamiento se realiza internamente la persona encargada de dictar el curso debe preparar el material necesario para llevar a cabo dicha actividad. Diligencia el Formato Preparación de entrenamiento , debe dejar contemplado allí los objetivos del curso, la metodología, el material a utilizar, la duración, el contenido del tema y demás ítems que son solicitados en dicho formato, cuando es un entrenamiento externo el responsable de la preparación del entrenamiento seria el ente capacitador.

El material de formación debe estar publicado en el repositorio de Formación para acceso público.

Responsable

Gestion Humana y entrenador

Paso #5

Coordinar Logística

Descripción

La persona encargada de dictar el curso debe coordinar todo lo referente a la logística del evento, como los días, el horario y el lugar donde hacerlo para proceder a informarle por medio de un correo electronico a la persona que va a tomar dicha formación.

Responsable

Entrenador y Gestión Humana

Paso #6

Asistencia al entrenamiento

Descripción

Una vez el empleado asiste al entrenamiento interno debe diligenciar el formato registro de asistencia( lo debe suministrar el entrenador). Si el entrenamiento se realiza externamente debe presentar el certificado del curso.

El registro de asistencia lo escanea el instructor y lo sube al repositorio de Formación.

Responsable

El empleado y el entrenador

Paso #7

Evaluación del entrnamiento

Descripción

Una vez finalizado el curso, la persona que asistió a este debe calificarlo diligenciando el formato evaluación del entrenamiento.

El instructor debe consolidar las evaluaciones y subirlas al repositorio de Formación

Responsable

Empleado y Entrenador

Paso #8

Registrar material de formación en repositorio

Descripción

Despues de terminada la formación se debe registrar en el repositorio el material con la información de esta. Apoyarse en la guía de Gestión de Configuración.

Responsable

Entrenador y Asistente a la formación

Paso #9

Actualización planilla de formación y matriz de competencias

Descripción

Una vez el empleado pasó por el proceso de entrenamiento y formación, y diligenció la planilla de asistencia y la evaluación de formación (cuando es interno) y certificación del curso (cuando es externo) deberán ser entregados a Gerencia dichos soportes, para que pueda actualizar la plantilla de formación y matriz de competencias.

Responsable

Gestion Humana

Paso #10

Evaluar la eficacia de la formación

Descripción

La eficacia de la formación se evaluará mediante la evaluación de desempeño, la evaluación de la formación, y las auditorias de aseguramiento de calidad, validando la aplicación de los contenidos vistos en los programas de formación.

Responsable

Gestion Humana y jefe inmediato

CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO	NOMBRE	LUGAR DE ARCHIVO
1	Repositorio de FORMACION de acceso público para consulta de material de apoyo	Alfresco
2	Repositorio de GESTION_HUMANA para control de documentos por parte de la Gerencia General	Alfresco

Inducción y entramiento

OBJETIVO

Entrenar al personal en los temas básicos requeridos para desempeñarse en determinado cargo,

DESARROLLO

Paso #1

Presentación general de la empresa

Descripción

El primer día que ingresa el empleado, se le cuenta la historia sobre la empresa, se le dan a conocer la misión, visión, politicas de la empresa, clientes, objeto social, estructura de la organización.

Responsable

Gerencia general.

Paso #2

Reglamento de trabajo y prestaciones sociales

Descripción

Se le da a conocer el reglamento de trabajo, se le infoma sobre la jornada laboral y las prestaciones legales a las que tiene derecho, se le informa en que eps, fondo de pensiones, Arp y caja de compensación quedó afiliado,

Responsable

Gerencia general.

Paso #3

Vestuario

Descripción

Se le informa cual es el vestuario exigido por la empresa según las politicas de esta.

Responsable

Gerencia general.

Paso #4

Perfil del empleado Softcaribbean

Descripción

Se le da a conocer el perfil del empleado Softcaribbean y se le enseña el perfil correspondiente a su cargo de acuerdo con lo especificado en G_GH_PERFILES.

Responsable

Gerencia general

Paso #5

Uso de la escarapela

Descripción

Se le informa sobre el uso de la escarapela, de como la debe llevar.

Responsable

Gerencia general.

Paso #6

Recursos a utilizar

Descripción

Se le entregan los recursos a utilizar, portatil, cuaderno, mouse, lapicero, se le crea el correo electronico de la empresa y se le entrega usuario y clave de este y se le informa como debe ser el uso de todos los recursos, también se le entrega usuario y clave del sistema Arcangel y se le enseña a manejarlo. Se hace referencia a la guia G_DP_ENTORNOS_TRABAJO.

Responsable

Gerencia general y líder técnico.

Paso #7

Información periodo de prueba

Descripción

Se le informa sobre el periodo de prueba, el cual quedó detallado en el contrato de trabajo, y se le informa que se le hará un seguimiento y una retroalimentación sobre su trabajo.

Responsable

Gerencia general.

Paso #8

Periodo de prueba

Descripción

El periodo de prueba es el tiempo que la empresa tiene para decidir si sigue la relación laboral con el empleado, en este tiempo se determinará si el empleado cumple con las habilidades necesarias exigidas por el perfil. El periodo de prueba tendrá una duración de 2 meses, durante este tiempo se hará una reunión con el empleado, la dirección de proyectos y la gerencia general en la cual se retroalimentará todo el trabajo hecho por el empleado y todo el resultado quedará detallado en la evaluación de desempeño.

Si la empresa decide no continuar con la persona, la Gerencia General se lo informará por medio escrito.

Responsable

Gerencia general.

Salida

AAAAMM_NOMPREEMPLEADO_DESEMPENO

Paso #9

Grupo de trabajo

Descripción

Se le informa con que grupo de trabajo va a trabajar, se le informa quien va a ser su jefe inmediato, en que proyecto va a estar trabajando y se hace la presentación con los miembros del grupo.

Responsable

Gerencia general

Paso #10

Tareas a realizar y acceso a los sistemas

Descripción

El director del proyecto será el encargado de asignarle las tareas a realizar, de decirle en que lenguajes, bases de datos se va a trabajar y modo de trabajar, el director de proyectos será el encargado de solicitar y asignarle los accesos a los diferentes sistemas que necesite el empleado para la elaboración de su trabajo.

Responsable

Dirección de proyectos.

CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO	NOMBRE	LUGAR DE ARCHIVO
1	Repositorio de Gestión Humana	SVN